Tahapan dalam Membuat Event

Pengertian sebuah event bukanlah sebuah “acara” saja. Event adalah sebuah “media komunikasi” yang menjadi jembatan untuk mengkomunikasikan pesan dari penyelenggara acara kepada peserta event. Event memiliki berbagai tujuan. Ada yang bertujuan sebagai hiburan, sosial, maupun untuk branding merek tertentu.

Karena membuat sebuah event adalah menyalurkan komunikasi, maka event tersebut tidak boleh melanggar etika komunikasi. Dalam membuat sebuah event, diperlukan tahapan-tahapan yang maksimal. Tahapan-tahapan tersebut harus dilakukan secara berurutan dan terorganisir dengan baik. Berikut tahapan dalam membuat event agar event tersebut berjalan dengan baik.

Tahapan dalam Membuat Event

1. Tahap Perencanaan

Tahap ini merupakan tahap awal yang sangat penting untuk diperhatikan. JIka perencanaan sebuah event berlangsung buruk, maka event yang diadakan tidak akan maksimal. Pada tahap ini, output utamanya adalah proposal dengan desain dan konten semenarik mungkin (dalam bentuk Word & PPT). Berikut hal-hal yang harus dilakukan pada tahap perencanaan:

  1. Menentukan Anggaran, Tema, Tujuan, dan Isi Acara
  2. Tentukan target peserta acara
  3. Menentukan lokasi dan tanggal pelaksanaan
  4. Membuat rundown
  5. Membuat Materi Desain Publikasi (backdrop, spanduk, umbul2, poster, banner, kaos, sertifikat, piala, piagam, pin, stiker dsb) followup hingga proses mencetak dan pemasangan
  6. Sosialisasi Internal & Eksternal yang terkait (cth: undangan VIP, dsb)

2. Tahap Pengorganisasian

Tahap ini dapat disebut juga tahap pra acara. Pada tahap ini, panitia harus mempersiapkannya dengan sangat matang karena sangat menentukan keberhasilan acara yang akan dilakukan. Hal-hal yang harus dilakukan pada tahap pengorganisasian adalah:

  1. Membuat surat Pengajuan dana
  2. Follow up anggaran hingga pencairan
  3. Pembagian Anggaran,
  4. Koordinasi Panitia internal dan Eksternal (pengisi acara, tenda, soundsistem, wc, panggung, AC, meja,
    kursi)
  5. Nego vendor
  6. meminta sponsorship
  7. Sosialisasi
  8. Mengantar surat undangan
  9. followup (wartawan, muspika, muspida, komunitas, masyarakat, pengisi acara, pimpinan internal, dsb),
  10. membuat script MC, release, promosi sosial media, distribusi materi publikasi (menentukan titik lokasi,
    izin pemasangan spanduk dsb)
  11. izin lokasi (komunitas, polisi)
  12. Membuat layout acara
  13. Membuat checklist perlengkapan

3. Tahap Pelaksanaan

Ini adalah tahap puncak dari sebuah event. Pada saat inilah panitia harus bekerja semaksimal mungkin sesuai dengan brief pada saat tahap perencanaan event. Berikut hal-hal yang biasanya dilakukan pada saat tahap perencanaan:

  1. Membuat list peserta
  2. memiliki daftar hadir peserta
  3. Menerima tamu
  4. Persiapan MC
  5. Pembagian snack & konsumsi, hadiah, serta merchant
  6. Mengatur acara
  7. Foto dokumentasi
  8. Checklist kesiapan acara
  9. pembayaran

4. Tahap Pengawasan

Tahap ini merupakan evaluasi dan publikasi dari hasil acara yang telah dilakukan. Hal penting yang harus dilakukan pada saat tahap pengawasan ini antara lain:

  1. Mencari pemberitaan event dalam media
  2. Membuat kliping media pemberitaan (cetak & Online)
  3. Rekap data dan laporan
  4. Menyusun foto kegiatan dan mencetak
  5. Distribusi laporan pada pimpinan internal,
  6. membuat laporan pertanggungjawaban dana (kwitansi) & followup hingga PTG finish disetujui
  7. Evaluasi acara
  8. Meeting internal dan eksternal,
  9. Meminta testimonial pada penerima manfaat
  10. Terimakasih pada pihak terkait

Leave a Reply